福祉用具レンタル業 あなたの会社のデジタル化 ＩＣＴ活用はどの程度？

え！？アプリを入れるんですか？AppleIDのパスワードがわかりません･･･

みなさんの会社の社員はようやくガラケーを卒業して、社用スマホを持ったとしても、こんなカベにぶち当たっていませんか？

とかくデジタル化が遅れがちといわれる福祉用具業界。
あなたの会社のデジタル化、ＩＣＴ活用はどの程度かあらためてチェックしてみてください。

ポイント１：デジタル化 ＩＣＴ活用チェック ～ハード編～

まずはハード面でみなさんの会社のデジタル化 ＩＣＴ活用度をチェックしてみましょう。

もしも次のような状態だとしたら、早急にアップデートが必要だと思ってください。

□社員にもたせている携帯電話はいまだにガラケー
□営業が使っているＰＣはデスクトップで事務処理のために帰社している
□インターネットの通信速度がめちゃくちゃ遅い
□ＷｉＦｉなど必要ないのですべて有線ＬＡＮ
□ケアマネとのやり取りにはＦＡＸか手渡し
□たまに「リモート会議で」と言われるがどうやっていいかわからない
□なんとかＺｏｏｍをつないでみたがカメラがないので自分の姿が映らない

さすがにその状態はクリアしているとして、次のような状態だとやはり見直しが必要だと思います。

□社用スマホはもたせているが、アプリを入れるのに制限をかけている
□ノートＰＣにしてはいるものの、基本的に会社に据え置きで使っている
□ノートＰＣはコスト重視で揃えたので、デカくて重たい
□ＷｉＦｉは飛ばしているが家庭用のＷｉＦｉルーターを使っている
□ネット環境もＰＣも特にセキュリティは意識していない
□一部の社員はタブレットを持たせているがＷｉＦｉ仕様でつながるのは会社内にしている
□データサーバーを社内に置いていて保守・メンテが必要になっている

なんだかいろいろと問題がありそうな気がしますよね。

しっかりとデジタル化されている会社さんは次のような状態だとイメージしていただければと思います。

□社員にはスマホとタブレットを持たせてモバイル端末装備を進めている
□タブレットはＳＩＭで通信か、テザリングで社外でもオンライン状態にしている
□外勤社員は出先で業務処理ができる状態になっている
□出先でのＦＡＸのやり取りもｅＦＡＸで外部から送受信を行っている
□内勤スタッフはモニター２枚を使ったデュアルモニターで効率的に業務を行っている
□電話の応対もヘッドセットを使ってハンズフリーで業務を行っている
□データはクラウド化していて保守・メンテやセキュリティも含めて最新状態にアップデートされている

ハード面についてはこれらを参考にしていただいてデジタル化 ＩＣＴ活用を進めていただければと思います。

ポイント２：デジタル化 ＩＣＴ活用チェック ～ソフト編～

ハード面は整備したけど、何をどう使っていいやらわからない･･･
そんなことではＩＣＴ活用はおぼつかないですよね。

次はソフト面でのデジタル化 ＩＣＴ活用のチェックをしていきたいと思います。

まず、次のような状態の場合、今すぐ見直しをしていただくことをオススメいたします。

□ＰＣで使っているといえばエクセルとメールくらい
□メールアドレスが個人に割り当てられておらず、共通アドレスしかない
□サービス計画書や契約書、申請書など手書きで書類作成している
□請求システムは使っていないか、本当に国保連請求の機能のみ
□お客様情報はノートに台帳をつくって管理している
□社内のやり取りは電話で伝えるか、ふせんでメモ書きを机に貼っている
□住宅改修の工程進捗も壁のボードに書いて管理している

ぜんぶ当てはまるということはないと思いますが、ところどころハマっているという会社さんはちょっとドキっとされたかもしれないですね。

ちょっと進んで次のような状態だとしても、やっぱりアップデートしていく必要があると思います。

□エクセルやワードを使っているが社内共有はメール添付で送っている
□住宅改修や販売の申請書は市町村のテンプレートにより、エクセル・ワード・手書きを使い分けている
□サービス計画書や契約書は請求システムのソフトを活用するようになった
□利用者様の書類は印刷して持参し、1枚1枚サインをもらっている
□お客様情報の管理にもエクセルを使っているがファイルがいくつもあり更新が煩雑になっている
□勤怠管理はタイムカードなので出勤・退勤は必ず会社に出なければならない

□どうやら社員同士のやり取りとか、ケアマネとのやり取りにＬＩＮＥを使っているようだ

これまたしっかりとデジタル化 ＩＣＴ活用を進めている会社さんは次のような状態だと思います。

□Googleスプレッドシートなどクラウドのアプリケーションサービスを使いこなしている
□スケジュール管理はサイボウズやGoogleカレンダーなどＷｅｂ共有されている
□請求システムの書類作成機能はもちろん、電子署名も活用している
□書類はスキャンしてクラウド保管しキャビネットのお客様ファイルを無くした
□業務マニュアルや営業マニュアルはテキスト・動画がライブラリ化されている
□社員間のやり取りはChatworkやLINEワークスなどのチャットツールを使用している
□勤怠管理やアルコールチェッカーなどもアプリを使ってスマホでできるようにしている

端末などのハードウェアを整えたら、使用するデジタルツールなどもいろいろ工夫して効率的に動けるようにしていきたいですね。

ポイント３：全国の同業者でもやってる会社はここまで進んでる！

さて、ここまでハード面、ソフト面で3段階くらいのデジタル化 ＩＣＴ活用の度合いを測るチェック項目を見てきました。

では全国の福祉用具レンタル会社でも、かなり進んでいる会社はどんなことをやっているのか、知りたくありませんか！？

知りたいですよね！

では、特別にあなただけにお知らせさせていただきたいと思います。

1つの会社さんですべてをやっているというわけではなく、いろんな会社さんの事例を集めていますということをご了承ください。

①自社で業務管理アプリをつくってワークフロー管理

最近だとよくテレビCMや、タクシー内の動画CMなどで見るようになったと思います。
ローコード、ノーコードで業務アプリがつくれるというやつ。

そうしたシステムを活用して、業務管理アプリを自社で作成し、レンタル、住宅改修、販売、それぞれの業務処理をワークフロー管理しています。
お仕事を進めるのに、そのアプリを使えば抜け漏れなく、スムーズに業務処理ができるという仕組みを作られています。

②請求システムと連動させて請求書発行を電子化

みなさん悩ましい毎月の請求書発行。
利用者様によっては、数百円、数十円とかの口座引落をわざわざ請求書を出力して、封筒に入れて郵便料金を払って送っている、あの請求書発行です。
請求システムのベンダーさんに請求書発行を外注することもできると思いますが、それでも郵送するコストと手数料は発生してきます。

受け取った利用者様もはたして見ているのか、必要とされているのか、もしかするとゴミ箱にポイか、おうちのなかにうず高く積まれている開封すらされない郵便物の山の一部になっているのではないか･･･
そんな疑問を感じるのも一度や二度ではないと思います。

そんな請求書もできればＷｅｂ閲覧かメール配信にしたいところですよね。
請求システムと連動させてそうした仕組みをつくられている会社さんもあります。

③顧客管理から給付管理までＲＰＡを使って自動化

顧客管理で使っているシステムと、請求システムと、発注のシステムと、それぞれいろんなＷｅｂサービスやＳａａｓシステムを使っていると思います。
それぞれがリンクしていればいいのに、それぞれはつながっていなくて、同じ情報を別々に何度も入力したりということもあるあるではないでしょうか。

システムそのものがつながらない、でもそんな単純作業に人手をかけたくない。
そんなときはＲＰＡという便利なものがあります。
コンピューター上のロボットが定められたプログラムの中で動き、自動でそうした単純作業を処理してくれるというものです。

そんな風にＲＰＡを自社の業務の中に上手に取り入れている会社さんもありますよ。

④業績動向を一覧で見れるようにダッシュボード管理

これはやっているところも多いのではないかと思います。
売上、粗利、営業利益、利用者数、新規獲得数、営業の行動量などの指標を「業績ダッシュボード」という形で一覧化し、誰でもリアルタイムに見れるようにされているものです。

業績を上げる第一歩は、今月の、今週の、今日の、業績状況をリアルに把握することです。
そうしたことが視覚的にもパッと見て、直感的に把握できるようにダッシュボード化しているのです。

デジタル化 ＩＣＴ活用が遅れている業界と言いますが、各社の創意工夫次第で驚くほど先を走っている事例はたくさんあります。
株式会社メディケアー様もそうした会社の一つであり、今回ご紹介したデジタル化事例もいくつかはメディケアー様が取り組まれているものです。

実際にそうした先進企業がどんなことを考え、どのようにデジタル化 ＩＣＴ活用を進めているのか、ぜひ直接お話をお聞きいただきたいと思います。

アイデアと工夫次第で業務効率はぜんぜん違ったものになりますよ！

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■ 執筆者紹介
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株式会社　船井総合研究所
リフォーム支援部
シニア経営コンサルタント
入江　貴司

【プロフィール】
シニア向けビジネスの立ち上げを専門に手がけるなかで、福祉用具レンタルと
シニアリフォームを掛け合わせた「セット提案モデル」を開発し業界に対する
専門コンサルティングを進める。
商圏内一番事業所に向けた戦略づくり、マーケティング・営業支援、組織体制
づくりなど業界企業のビジネスモデル化を強力に推進する。

⇒　入江　貴司 への経営相談は、コチラまで
E-Mail：takashi_irie@funaisoken.co.jp