福祉用具レンタル業 膨大な数の利用者ファイル・・・どうしてますか？

順調に利用者が増えるのはいいんだけど、紙の書類と利用者ファイルで事務所が埋もれそう・・・

みなさまの会社では紙の書類の保管、利用者ファイルってどうされてますか？

「え、ふつうに紙で印刷して利用者ごとのファイルに保管してるけど・・・！？」
「うちは数年前にデータ化に踏み切って、クラウドに保管してますね。」

各社各様、いろんな運用の仕方があると思います。
今回のコラムでは福祉用具レンタル会社を地味に悩ませる「紙」問題について考えてみたいと思います。

ポイント１：紙での保管か、ペーパレス化か、どっちが多い！？

契約書やサービス計画書、選定提案書、モニタリング報告書、、、
福祉用具レンタル会社にはさまざまな書類があると思います。

自分たちで発行するものだけでなく、ケアプランや提供表、認定情報や介護保険証の写しなど、
受け取る書類も含めると、1人の利用者さんでもその書類の多さは膨大な数になります。

そうした書類ですが、世の中の福祉用具レンタル会社は紙の状態で保管しているのか、
それともデータ化して、電子データの状態で保管しているのか、
どちらが多いのでしょうか？

私たち船井総研が主催している福祉用具＆リフォーム経営研究会の会員企業のなかでは、
圧倒的にデータ保管が優勢だと思います。

おそらく、私の感覚値ではありますが、８：２くらいの割合でデータ保管になっているのではないでしょうか。

定期的に開催している定例会での情報交換をはじめ、オンラインでの情報交流の場、
そうした情報交流をきっかけとして、直接１対１で教えあったりされている間に、
書類のデータ化とその保管方法、より効率的なやり方が広がっていき、いまや多くの会員企業の間で、

ペーパレスは当たり前

という空気になっているように思います。

世の中の傾向よりも少し先に進んでいる感覚があって、全国の福祉用具レンタル会社での比率でいうと、
６：４くらいでデータ保管がやや上回っているという感じではないでしょうか。

それでも全体の４割くらいの会社さんは、まだまだ紙の書類と利用者ファイルが事務所の棚を占拠していると考えると、
次のポイントでお話させていただく「どうやってペーパレス化を進めるのか？」というテーマも
お伝えしがいがあるというものです。

ポイント２：ペーパレス化を進めるってどうしたらいいの？

これからペーパレス化を進める会社さんはどうやって進めたらいいのか？
おおまかなステップとしては次のようなものになるかと思います。

データの保管場所（クラウド）を決める
　↓
新規の案件についてデータ保管を始める（紙の保管を止める）
　↓
既存利用者の書類をデータ化する
　↓
実地指導に備えての保管を考える

データの保管場所（クラウド）を決める

ペーパレス化はぜんぜん難しいものではありません。
紙がデータ（ＰＤＦなど）に置き換わるだけで、保管するのも「紙ファイル」から「クラウドフォルダ」になるだけです。

まずはデータを保管する場所、クラウドを決めることで、
Ｇｏｏｇｌｅドライブ
ＯｎｅＤｒｉｖｅ
ＢＯＸ
などクラウド保管のサービスを選定してそれを使うようにすればいいと思います。

「サーバに保管するんじゃないの？」
というお声もあるかもしれませんが、中小の事業所さんだと自社内にサーバを持つかどうかという点と、
社外からＰＣやタブレットで利用者情報を閲覧することを考えると、クラウドを使った方が簡単に、便利に運用できると思います。

新規の案件についてデータ保管を始める（紙の保管を止める）

クラウドを決めたら、そこにどんどんデータを入れていくのですが、
いきなり既存の利用者の膨大なファイルをデータ化すると考えると、うんざりしてしまうと思います。

いったん肩ならし程度に、ある時点を境にそれ以降の新規案件についてはデータ化とクラウド保管に切り替える
という運用をはじめてみるのがいいと思います。

データ化とクラウド保管の運用をはじめたら、それから先は新しく紙のファイルは作らない！
そうやって書類のデータ化とクラウド保管の運用に慣れていくということだと思います。

既存利用者の書類をデータ化する

さて、いよいよ既存利用者の書類のデータ化です。
紙ファイルにはさまっている紙の書類をスキャナーにかけてＰＤＦ化していきます。

膨大な数のファイルを一気にやろうとすると心が折れてしまうので、今週は「あ行」、来週は「か行」といった具合に
少しずつ進めていくといいかもしれません。

ファイルをスキャンしてＰＤＦ化（データ化）したら、利用者ごとに仕分けをしていくことも必要です。
クラウド上に利用者別のフォルダを作成して、ＰＤＦ化したデータを該当するフォルダにどんどん仕分けしていきます。

実地指導に備えての保管を考える

経営者、管理者の心配ごとの一つは

「ペーパレス化して実地指導は大丈夫なの？」

ということだと思います。

これに関しては特に心配はいりません。
実地指導においてサンプルとして抽出された利用者の書類が、紙であれデータであれ、すぐに確認できる状態であれば大丈夫です。
そういう意味でも利用者ごとのフォルダに分けておくというのは、必要なプロセスになりますね。

またペーパレス化されている会社さんでも、いちおう紙の書類は仕分けせずに段ボールに入れて必要な保管期限まで倉庫に入れておられます。

ここまでペーパレス化の進め方として、4つのステップを見てきました。

データの保管場所（クラウド）を決める
　↓
新規の案件についてデータ保管を始める（紙の保管を止める）
　↓
既存利用者の書類をデータ化する
　↓
実地指導に備えての保管を考える

すでに進められている会社さんはわかると思いますが、やってみるとぜんぜん簡単です。
実際にペーパレス化されている会社さんのお話なども聞きながら、ぜひ取り組んでいかれると良いと思います。

AIで福祉用具の書類管理の自動化・ペーパーレス化を実現！

『クロジカAI福祉書類管理』の詳細はこちら

ポイント３：書類のデータ化は経営の進化の第一歩

大げさでもなんでもなく、書類のデータ化、ペーパレス化は福祉用具レンタル会社の経営を進化させる第一歩だと思います。

社員は営業活動にいくのに重たい利用者ファイルを何冊も持ち歩かなくて済み、
ＰＣやタブレットがあれば出先から利用者情報を確認することができる

利用者さんの過去の履歴や連絡先など事務所に電話して問い合わせなくても、その場で自分で参照できる

個人情報の現物を持ち出すことがなくなり、書類の紛失や情報漏洩のリスクがなくなる

さらに最近ではＡＩを活用したデータ整理・格納を取り入れている会社も出てきています。

これはスキャンして読み取った書類の利用者名、書類の種別をＡＩが判読し、
自動で利用者ごとのフォルダを生成、そこに該当する書類を整理しながら格納してくれるというものです。

データ化したのはいいんだけど、それでも膨大な書類データの整理に事務員さんの時間が取られている・・・
そのような会社もあると思いますが、事務員さんの単純作業をＡＩが肩代わりして自動でやってくれるようになります。

ここまでくると、本当に業界のなかでも最先端のバックオフィス運営をしていると言えると思います。

このように書類のデータ化、ペーパレス化をきっかけにして、経営の進化は一気に進むことになります。

いつまでも書類とファイルに埋もれた旧態依然の福祉用具レンタル会社のままでいますか？

最先端のＡＩテクノロジーを駆使して、スッキリしたオフィスで気持ちよく社員が働く福祉用具レンタル会社になりますか？

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ ビジネスモデル解説動画
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

★住宅改修×福祉用具 セット提案モデルをわかりやすく解説
福祉用具レンタル業　なぜセット提案モデルは業績が上がるのか？

ビジネスモデル解説ムービーはコチラから！
https://youtu.be/-_8JNMWxZEw

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ ビジネスモデル研究会情報
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

★福祉用具レンタル事業者向け
「福祉用具＆リフォーム経営研究会」

福祉用具レンタルと住宅改修をセットで提案することで、
業界３倍の獲得数を実現するビジネスモデル。
全国の会員企業で成功事例が続出中！

詳しくはコチラ↓
https://lpsec.funaisoken.co.jp/study/fukushiyougu/027871

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ 過去のメルマガバックナンバー
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━

何回読んでも、ためになる。
経営に迷った時の指標になる。

過去の成功事例バックナンバーはコチラ。
http://www.funaisoken.co.jp/site/column/column_mailmag1332.html

━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━
■ 執筆者紹介
━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━　
株式会社　船井総合研究所
公共・インフラ支援部
シニア経営コンサルタント
入江　貴司

【プロフィール】
シニア向けビジネスの立ち上げを専門に手がけるなかで、福祉用具レンタルと
シニアリフォームを掛け合わせた「セット提案モデル」を開発し業界に対する
専門コンサルティングを進める。
商圏内一番事業所に向けた戦略づくり、マーケティング・営業支援、組織体制
づくりなど業界企業のビジネスモデル化を強力に推進する。

⇒　入江　貴司 への経営相談は、コチラまで
E-Mail：takashi_irie@funaisoken.co.jp